Eficiência
Produtividade: Dicas para aprender a gerir o tempo
Aprender a gerir o tempo pode tornar-se um verdadeiro pesadelo se não soubermos por onde começar. Neste artigo, explicamos quais são os principais pilares para uma gestão do tempo eficiente e para a conquista do equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal.
Ao logo dos nossos dias dividimo-nos entre as várias tarefas pessoais e profissionais que temos de realizar, mas a verdade é que chegamos ao final da jornada de trabalho frustrados e com a sensação de não ter concluído nenhuma das tarefas a que nos tínhamos proposto.
Por outro lado, quase todos conhecemos pessoas capazes de otimizar de tal forma todas as horas do seu dia que não só cumprem todas as suas metas como ainda lhes sobra tempo para outras tarefas. Como é que isto pode ser possível se o dia só tem 24 horas e é igual para todos?
As palavras-chave são organização e foco, dois conceitos importantes para colocar em prática o Time Blocking.
O que é o Time Blocking e como pode ajudar?
A técnica Time Blocking tem como objetivo ajudar o seu utilizador a ser o mais produtivo possível durante a sua jornada de trabalho. Para isso é necessário apostar na planificação antecipada de cada uma das tarefas que se quer realizar, de forma a que cada um dos bloques de tempo esteja definido e não haja lugar para incertezas, tempos mortos e a famosa procrastinação.
"O Time Blocking ajuda a alcançar o potencial máximo da produtividade no tempo que dura a jornada de trabalho."
Se pensarmos um pouco, percebemos que colocamos esta técnica em prática desde pequenos. Por exemplo, o horário semanal da escola, em que as aulas tinham horários e durações específicas, não era também Time Blocking?
Se respondeu sim, está correto. Era uma forma de Time Blocking onde também havia tempo para o ócio, o descanso: o famoso intervalo. A boa notícia é que podemos aplicar esta técnica ao nosso dia a dia profissional e pessoal de forma fácil e simples.
Chegamos a este ponto, todos nós já fizemos listas de tarefas intermináveis e todos nós já chegámos ao final do dia e da semana sem conseguir concluir metade das tarefas, frustrados e com a sensação de que o dia deveria ter mais de 24 horas.
Porque é que estas listas não funcionam? Não só é importante visualizar o que temos que fazer, como também é importante ter perfeita noção do período em que a vamos realizar. Se não nos comprometemos com estes dois conceitos, não nos devemos surpreender quando chegamos ao final do dia e não concluímos metade das tarefas a que nos propusemos.
Os peritos do Time Blocking afirmam que os trabalhadores que aplicam a técnica dos blocos de tempo às suas vidas profissionais conseguem em 40 horas de trabalho efetivas os resultados que conseguiriam em 60 horas sem qualquer tipo de planificação ou estrutura. Isto quer dizer que esta técnica ajuda a aumentar a produtividade em 150%.
Afinal, quando colocamos em prática técnicas de planificação e organização aprendemos a gerir melhor o nosso tempo e a compreender de forma muito clara onde investimos.
Uma das premissas desta técnica é que "o que não se calendariza não se faz" porque não associamos uma data, uma conclusão.
Como colocar em prática o Time Blocking?
O primeiro passo para colocar esta técnica em prática é definir um dia e horário específicos para fazer o calendário da semana seguinte, onde é crucial planificar todas as tarefas e responsabilidades.
Por exemplo, na sexta-feira, na parte da tarde, pense nas tarefas e nos compromissos da próxima semana e comece a planificação.
Há quem diga que não tem tempo para planificar. E talvez seja exatamente esse o motivo pelo qual deveria fazê-lo: para ganhar tempo, para conseguir ser mais produtivo e para ter uma semana de trabalho mais tranquila.
Blocos de tempo para tarefas reativas e proativas
Quando trabalhos existem dois tipos de tarefas: as tarefas proativas e as tarefas reativas. E adivinhe? São as tarefas reativas aquelas a que dedicamos e perdemos mais tempo.
A tarefa proativa é aquela tarefa que ajuda a alcançar a meta ou objetivo definido e que concentrará grande parte do nosso foco.
Já a tarefa reativa é aquela tarefa simples como atender uma chamada, responder a emails ou mensagens nas redes sociais.
O ideal é reservar blocos de tempo para as diferentes tarefas, proativas e reativas, dedicando os primeiros momentos do dia às tarefas proativas, as mais importantes.
Posto isto, não se esqueça que não é preciso responder imediatamente a todas as chamadas, emails, mensagens, entre outros. Pode reservar diferentes blocos de tempo ao longo do dia para tratar das tarefas reativas. Para tal, basta colocar o telemóvel ou telefone no modo silencioso e desativar os avisos do email e das restantes aplicações.
A importância da flexibilidade na gestão dos imprevistos
Existem muitos céticos quando se fala na técnica Time Blocking, justificando que a probabilidade de surgirem imprevistos ao longo do dia que estraguem a planificação e adiem ou atrasem a conclusão das tarefas é muito elevada.
Muitos são os que pensam que o Time Blocking é uma técnica rígida, estanque, onde não há margem de manobra para ajustes, alterações, novas decisões. Mas isso não é verdade.
Os imprevistos existem e por isso mesmo também devemos reservar blocos de tempo para tratar dos mesmos. Como fazê-lo? Definindo um ou mais blocos de tempo para dar resposta aos temas de última hora. Se houver sempre um bloco de tempo ou período horário definido para os imprevistos, há sempre tempo e capacidade para resolver a situação e concluir as restantes tarefas propostas para o dia.
Previsões e estimativas
No início pode ser difícil calcular com precisão o tempo necessário para realizar cada tarefa e, por conseguinte, a dimensão de cada bloco de tempo. Por exemplo, reservar um bloco de tempo das 10:00 às 13:00 para gravar um vídeo para o Youtube.
Podemos combinar este bloco de tempo maior com um bloco de tempo menor de hora, que dedicaremos a tarefas reativas como fazer chamadas, responder a emails e mensagens.
É provável que assim que colocarmos esta técnica em prática, acabemos por não ter tempo para tudo. Mas à medida que nos vamos familiarizando e habituando a esta nova forma de trabalhar, tudo muda.
As tarefas pessoais também entram no calendário
A calendarização das tarefas pessoais é outra das palavras-chave e dos pilares da técnica Time Blocking, pois se nos esquecermos de agendar a vida pessoal é probabilidade de a nossa planificação não funcionar é muito elevada.
Para sermos produtivos precisamos de ter energia. Por isso mesmo, definir blocos de tempo para descansar, comer, praticar desporto, estar com a família e com os amigos é tão importante quanto tudo o resto. Desta forma, podemos chegar ao final da semana com a sensação de que fomos produtivos e de demos resposta a todas as necessidades das diferentes áreas da nossa vida.
Quais as vantagens do Time Blocking?
Organizar a semana através da definição de blocos de tempo vai ter um contributo positivo para o nosso bem-estar e para a nossa saúde, acabando de vez com a velha sensação de que não conseguimos fazer nem metade daquilo que tínhamos pensado, tornando-nos proativos.
Além disso, podemos analisar e visualizar de forma clara onde estamos a investir as nossas horas, ajudando inclusive a calcular o tempo despendido com cada tarefa.
Nos blocos de tempo reservados às tarefas proativas temos de aumentar a nossa concentração, diminuindo as distrações e evitando a procrastinação, dando resposta a tarefas pessoais e profissionais e alcançando um equilíbrio entre as mesmas.
Esta técnica pode ser utilizada por qualquer pessoa e não exige nenhuma tecnologia ou software específico. Uma folha de papel e uma caneta podem ser o ponto de partida para uma semana produtiva, com resultados.